Integración de una solución de gestión documental colaborativa en la Intranet, un caso de éxito

La semana del 4 al 7 de noviembre se celebrará en Barcelona el Alfresco Summit, una reunión internacional en torno a la plataforma de código abierto Alfresco para la colaboración y gestión de documentos corporativos.

En una de sus sesiones técnicas se presentará el caso de éxito de integración de Alfresco en la Intranet de la BNE. Un proyecto que  está permitiendo ofrecer a los profesionales de la Biblioteca una única herramienta de trabajo corporativo.

Espacios de colaboración sobre Alfresco Share

¿Cómo surgió la necesidad de integración?

La Intranet de la Biblioteca Nacional de España está respaldada por un modelo de gestión cuya vocación es servir de plataforma única para el acceso a todo el conjunto de contenidos y servicios que conforman el conocimiento compartido de la institución, la comunicación transversal entre sus profesionales y la posibilidad de realizar trámites y gestiones en línea.

A este sistema de información, en funcionamiento desde 2009, se sumó la implantación de otro en mayo de este año: el sistema de gestión documental, soportado por Alfresco, que ha supuesto un salto cualitativo para gestionar adecuadamente la documentación que las diferentes unidades de la Biblioteca elaboran, producen y reciben en el ejercicio de sus actividades. Pero al mismo tiempo ha supuesto incorporar una nueva pieza en el puzzle que conforma el ecosistema de información y conocimiento corporativo de  la BNE.

Para evitar, por tanto, la dispersión y duplicidad de sistemas, se decide personalizar el funcionamiento de Alfresco para su integración en la Intranet. Y se establecen una serie de premisas:

  • No requerir al usuario una identificación específica.
  • Que se ofrezca el mismo diseño y experiencia de usuario que la Intranet.
  • Que la navegación con otras secciones de la Intranet sea fácil e intuitiva.
  • Que las tareas que generen los flujos de trabajo de Alfresco estén integradas en el panel de tareas de la Intranet.

En qué consiste la integración Alfresco-Intranet

En primer lugar la integración hace que desde la Intranet se ofrezcan unos espacios de colaboración que posibilitan que personas pertenecientes a un grupo de trabajo puedan compartir documentos y otros contenidos, así como controlar las acciones que se realizan sobre los documentos.

Hay dos factores bastante distintivos de la implantación que se ha realizado de Alfresco en la Biblioteca Nacional de España: la integración con la Intranet en cuanto al estilo (sobre todo por el ancho de página fijo y la estructura de encabezado y pie) y, sobre todo, la integración de tareas Activiti de Alfresco con el panel de tareas de la Intranet.

Ventajas de la integración

Los beneficios de esta integración están siendo palpables:

  • Que el profesional de la BNE perciba una misma experiencia de usuario (o experiencia de empleado –EX) al navegar por los dos sistemas.
  • Que se beneficie de una gestión única de tareas a las que puede acceder desde un único panel de la Intranet.

Pero sin duda, el  mayor beneficio se está comprobando en una más suave y atenuada gestión del cambio en el aprendizaje del uso de los espacios de colaboración por los profesionales. Las acciones de formación resultan ser más asequibles al producirse en una arquitectura de información y un diseño ya conocidos.

Resultado: un modelo de gobernanza de la información corporativa

El resultado es una herramienta de trabajo única para los profesionales de la BNE, ofrecida de modo integral desde la Intranet corporativa, y que permite realizar todo el flujo de trabajo de un documento, desde su elaboración, revisión y aprobación por un grupo de trabajo en los espacios de colaboración, hasta su publicación y difusión interna en la Intranet.

Esta visión integral de la Intranet de la BNE, desde la definición de su modelo de gestión en 2009, ha permitido evolucionar hacia un modelo de gobernanza de la información corporativa, en el que el Mapa de Procesos se configura como el instrumento clave que va a regir las estructuras de información de los dos sistemas, tanto de la arquitectura de contenidos de la Intranet como de las bibliotecas de documentos de los espacios de colaboración.

Mapa de Procesos de la BNE

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Esta entrada tiene 4 comentarios

  1. Hola,
    Desde el enlace sesiones técnicas no consigo acceder a la presentación de cómo habéis hecho la integración de Alfresco con vuestra intranet.
    ¿Sería posible que me enviarais la presentación?. Estoy trabajando con Alfresco como gestor documental de un sistema de calidad en una biblioteca universitaria y me ayudaría mucho ver un ejemplo de cómo lo habéis integrado vosotras.

  2. Hola Robert, gracias por el enlace que compartes. No conocía el caso de la Biblioteca de Singapur, aunque por lo que acabo de leer es un poco diferente al nuestro, pues hablan de integración con un CMS público.
    En nuestro caso se trata de un CMS privado (la intranet) y con un modelo rector por encima de los dos sistemas(CMS y ECM), el Mapa de Procesos: ese paraguas que queremos que rija la gobernanza de la información.
    En cualquier caso, me alegra ver visiones comunes.
    Un saludo,

  3. Integrar plataformas para unificarn servicios es una estrategia «Content-as-a-service». Recientemente se debatido en el pasado IFLA World Library and Information Congress sobre este asunto y se presentó un trabajo de la Biblioteca Nacional de Singapur, que también recurre a Alfresco http://library.ifla.org/80/

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