El mapa de procesos, un medio para la transparencia de la BNE

Imagen del alzado de la Biblioteca

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La transparencia en el ámbito de las administraciones públicas consiste en que éstas aporten su información a la parte interesada formada por ciudadanos, empleados públicos y otras entidades (colectivos sociales, empresas…) para lograr una mayor relación con éstos y a la vez mejorar la difusión de su actuación, garantizando el derecho a la información reflejado en el ordenamiento jurídico desde la Constitución de 1978 hasta normativa más actual como, por ejemplo, la reglamentación sobre reutilización de la información del sector público.

La transparencia no es una tendencia, es apertura y confianza a través de la provisión de información al público por parte de las Administraciones. Esta información ofrecida no es sólo publicar datos o documentos en la web, va más allá e implica aportar de manera proactiva el contexto en que esos datos y documentos se producen para que cualquier ciudadano o interesado conozca de primera mano el funcionamiento y la capacidad de sus administraciones públicas, brindando así los instrumentos necesarios para conocer la ejecución y actuación durante el ejercicio de sus competencias.

mapa procesosLa Biblioteca Nacional de España es una de las instituciones culturales más dinámicas, en línea con la evolución de la gestión pública y que apuesta decididamente por la coordinación organizacional interna y por propiciar una eficaz gestión del conocimiento corporativo. Por ese motivo trabaja desde hace un tiempo en el desarrollo de una herramienta que permita identificar formalmente el conjunto de las distintas actividades de la institución para ofrecer el funcionamiento de la entidad de una manera más clara, útil y objetiva. Esta herramienta es el mapa de procesos, un instrumento  estratégico para el control de las actividades y servicios, para respaldar la producción informativa y documental de la BNE y para servir de apoyo a los programas de evaluación y calidad de la biblioteca, así como facilitar la adopción de decisiones.

mapaprocesos 2Junto a esta dimensión interna, el mapa de procesos de la Biblioteca tiene una dimensión externa muy interesante pues presenta el potencial de servir de soporte a la ya mencionada transparencia: recoge analíticamente la información relacionada con la prestación de servicios, la forma de desarrollarlos y los responsables involucrados en su ejecución, aportando una visión exhaustiva sobre la Biblioteca Nacional de España. Resultando ser una fuente de información de primer orden, transversal, integral e innovadora, en consonancia con una administración 2.0, al ofrecer de manera accesible el Qué, el Cómo y el Quién de la BNE.

  • Qué: Representa las actividades en la Biblioteca descritas e identificadas, que abarcan todo tipo de funciones, desde generales a específicas, encaminadas a cumplir tanto objetivos como estrategias administrativas y organizativas, relativas a asuntos, materias o acciones competentes.
  • Cómo: Determina las formas de desarrollar las distintas funciones y actividades que se han identificado y que se realizan en la BNE. Estas formas de actuación quedan reflejadas en documentos, los cuales son categorizados mediante series documentales.
  • Quiénes: Identifica los servicios y áreas concretas de la institución que conforman el Organigrama Institucional y que ejecutan las diferentes actividades de la Biblioteca atendiendo a sus objetivos.

Estos tres elementos permiten dibujar una radiografía única de la Biblioteca Nacional de España y ofrecen en conjunto una información muy valiosa como instrumento que puede servir para que cualquier interesado conozca de una manera clara y objetiva qué actividades se desarrollan, cómo se ejecutan y las áreas responsables encargadas de llevarlas a cabo. Además el contenido ofrecido en el mapa fundamenta la relación de la Biblioteca con el cumplimiento de la legislación como administración pública y el grado de ejecución de sus competencias, así como la eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus actividades.

mapaprocesos 3El mapa de procesos de la BNE a día de hoy es una herramienta dinámica, abierta y flexible, en constante evolución. Su contenido aspira a ofrecerse en entornos que favorezcan su acceso, reutilización y consulta en repositorios de datos, formatos y aplicaciones abiertas para que sirva como herramienta consultable y explotable tanto por usuarios como por otros servicios o aplicaciones. Y sería susceptible de integrarse en el ecosistema de datos abiertos que desde hace unos años impulsa la Biblioteca con otros proyectos y programas de reutilización de la información.

Los beneficios que puede reportar el mapa de procesos tanto a la Biblioteca Nacional de España como a la ciudadanía en su conjunto, son los siguientes:

  • Un compromiso con la sociedad.
  • Un mayor conocimiento de la propia organización, y por consiguiente, una mayor visibilidad y apertura.
  • Una normalización o estandarización de la forma de trabajar.
  • Fomentar un modelo de trabajo colaborativo, al ofrecer una visión transversal de las actividades que se realizan.
  • Relacionándolo con otras herramientas e instrumentos, como programas de evaluación y calidad o aplicaciones de contabilidad analítica,  contribuye a un mejor rendimiento de las actividades, un mejor resultado de los servicios, y en definitiva, una mayor eficiencia y eficacia de la propia Biblioteca Nacional de España en su conjunto.

El conocimiento desplegado y publicitado en el Mapa resulta estratégico para la propia administración interna, como ya se ha indicado, pero también su difusión podrá suponer que los ciudadanos y cualquier interesado supervisen, se involucren y sean partícipes de la acción de la Biblioteca Nacional de España y por consiguiente se sientan protagonistas de su actividad y funcionamiento.

Fuentes y recursos

Proyecto de Ley de Transparencia

Teoría y realidad de la transparencia pública en Europa Lorenzo Cotino Hueso

Libro verde iniciativa europea a favor de la Transparencia

Datos enlazados en la BNE

Apertura de datos en la BNE

G8 Open Data Charter and Technical Annex. Policy paper [18 de junio 2013]

 

Ana Carrillo Pozas (@anacarrillop)
Julián Moyano Collado (@jmcollado)

Servicio de Intranet

 

 

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Esta entrada tiene 9 comentarios

  1. Gracias Nosferatu por ese empujón virtual que nos das 😉
    En cuanto a las felicitaciones, no son personalizables sino extensibles a equipos, dirección y colaboraciones internas de todos los departamentos de la biblioteca.
    Y es justo mencionar a Carlota Bustelo, quien nos asesoró inicialmente y colaboró en el planteamiento y desarrollo inicial del mapa de procesos.
    Como bien dices, la transparencia se demuestra andando y hay mucho trabajo por hacer…. 😉

  2. La transparencia se demuestra andando, como el movimiento, y este es un buen «movimiento» en este sentido.
    Pero no se puede parar, hay que seguir trabajando por la comunicación de lo que hacen las bibliotecas y todas las entidades públicas.
    Felicitaciones a la BNE y a Ana y Julián.

  3. Gracias Estela!

    Miguel Ángel, muy interesante tu aportación. Como bien dices, esa alineación es fundamental. Si bien el mapa de procesos de la BNE nació para dar soporte a la gestión documental, pronto vimos las potencialidades que ofrece como instrumento estratégico corporativo, de ahí lo de recoger también en el mapa los procesos no documentales o lo de pensar en enlazarlo con otros instrumentos clave, como pueden ser el conjunto de indicadores de rendimiento que hace años maneja la BNE para analizar su rendimiento y asegurar su calidad (otro elemento más de transparencia y rendición de cuentas).
    Otra línea de trabajo es aplicar la estructura del mapa de procesos a la arquitectura de información de la Intranet.
    Estamos también muy atentos a vuestro trabajo en el CEPYME Aragón.
    Muchas gracias por tu comentario Miguel Ángel!
    Saludos a ambos

  4. Alinear la gestión documental con la gestión por procesos corporativa permite situar a la documentación en el lugar estratégico que le corresponde en las organizaciones, y evidentemente para conseguirlo el mapa de los procesos es la herramienta básica. En CEPYME Aragón ya llevamos unos años en este camino con muy buenos resultados. Estaremos muy atentos a lo que hacéis en la Biblioteca Nacional.

  5. Gracias Marian por tu comentario! desde luego es todo un reto y su desarrollo viene gestándose en todo este esfuerzo de la institución por impulsar una gestión integral del conocimiento corporativo.

  6. Hola sabela, muchas gracias por tu comentario.

    El mapa de procesos es una herramienta que se está desarrollando con la colaboración de toda la Institución.
    La idea es que recoja formalmente todas las actividades de la BNE, representadas y definidas: no sólo aquéllas que generan documentos sino otros procesos no documentales que tienen que estar recogidos para saber el funcionamiento de la institución.

    Un saludo,

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