Implementación de EAD en la normalización de archivos de la Biblioteca Nacional de México

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María Alejandra González Aguilar

Scire: Representación y organización del conocimiento, ISSN 1135-3716, Vol. 27, n. 2, 2021, p. 51-64

Las bibliotecas patrimoniales suelen albergar un conjunto diverso de documentos de archivo únicos e invaluables, presentes en una gran variedad de manifestaciones como cartas, diarios, manuscritos,  etc., que exigen técnicas y conocimientos  especializados  para  su  análisis, clasificación, contextualización y descripción. En las últimas décadas se han realizado importantes esfuerzos para el desarrollo de estándares y normas de metadatos específicos para la descripción archivística, como los del Consejo Internacional de Archivos (CIA): ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF o ISDIAH. Más recientemente el CIA ha puesto a discusión el Records in Contexts. A Conceptual Model for Archival  Description (RiC-CM)  como  un  modelo conceptual de alto nivel que pretende integrar los cuatro estándares  ICA  mencionados, acompañado de Records in Contexts Ontology (RiC-O), un  vocabulario  consensuado de entidades, atributos y relaciones del universo archivístico. Se aspira a la armonización de ICA RiC con sus referentes más  cercanos:  el Library  Reference  Model (LRM) y el Conceptual Reference Model, aplicados a bibliotecas y museos respectivamente. El objetivo es aportar una dimensión semántica que facilitaría las tareas de localización, intercambio, integración, recuperación y reutilización de la información. En el caso de los archivos, uno de los formatos de salida más extendidos es el esquema de metadatos Encoded Archival Description (EAD). Los instrumentos de descripción archivística son el resultado de las actividades de identificación, organización, ordenación, localización y descripción de las unidades de archivo. EAD es una estructuración estandarizada para la creación y publicación electrónica de tales instrumentos, facilitando su uso y consulta a través de la web; además de ofrecer todos los elementos necesarios para la conformación de bases de datos archivísticas que reflejen la organización jerárquica propia de los conjuntos documentales. La Biblioteca Nacional de México se ha planteado la necesidad de contar con un sistema de descripción y codificación de materiales de archivo basado en el protocolo EAD, que permite incorporar las pautas de ISAD(G) y los estándares de contenido (RDA, DACS, etc.) en la descripción de las diferentes agrupaciones documentales, facilitando la interoperabilidad entre plataformas y la migración hacia otros formatos  de  salida, lo que posibilita la transparencia y la reutilización. En una primera etapa se elaboraron dos productos: una Estructura de la información y una Tabla  de  equivalencias  EAD3–MARC21 Bibliográfico con pautas de aplicación. La estructura de información incluye resumen descriptivo, nota bibliográfica/histórica, alcance y organización, términos de búsqueda y acceso, información administrativa y una lista de contenido. La Tabla de  equivalencia  se elaboró para facilitar el mapeo de datos entre el protocolo EAD3 y el formato MARC21, lo que permite la creación de una única interfaz de usuario capaz de indexar información comparable a través de múltiples esquemas. Estas herramientas pueden resultar muy técnicas; sin embargo, son básicas para proyectar  un desarrollo que  incorpore, desde  un  principio  y  de  manera articulada, la perspectiva de quienes llevan a cabo la organización y descripción de los fondos de archivo y, por consiguiente, tienen una idea clara respecto a la manera de estructurar la información.

https://www.ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/view/4768

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