La auditoría en los archivos

por | 18 noviembre, 2020
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Vicent Giménez-Chornet

Métodos de información, ISSN 1134-2838, Vol. 11, n. 20, 2020, p. 1-30

Los archivos han sido siempre inspeccionados con el fin de supervisar la gestión de los documentos y las adecuadas prácticas técnicas en relación con las exigencias de sus organismos superiores o de la sociedad a la cual deben su responsabilidad. La inspección de los archivos sirve para identificar las carencias que pueda haber y planificar su resolución. Con la irrupción de los documentos electrónicos, así como de la información y los datos electrónicos, el gran reto que se plantea a los organismos productores es garantizar que hacen lo que ellos han decidido que deben hacer, según los requisitos y estándares internacionales y, sobre todo, dar confianza a la sociedad o a su comunidad de que hacen lo que deben hacer. Precisamente, la gran preocupación de una sociedad cada vez más exigente, y comunicada por las redes sociales, es resolver la duda razonable de si los gestores de la información hacen lo que deben hacer. Esta duda persistente puede provocar una desconfianza generalizada en la comunidad. La auditoría externa en los archivos, realizada por profesionales con acreditados conocimientos, y abarcando diversos aspectos que incidan en el éxito de la buena gestión de la información, puede proporcionar la confianza en su comunidad y también puede ayudar, en gran medida, a identificar las carencias de los organismos auditados para emprender acciones de mejoras que influirán en la autoconfianza de los propios productores de la información. El auditor debe reunir unas competencias y unos conocimientos específicos para desarrollar su labor, sin ello no habrá garantías de una eficiente auditoría. El pensamiento crítico, el análisis y resolución de problemas, la comunicación efectiva o las habilidades tecnológicas son algunas de las competencias importantes que debe reunir el auditor, y por lo que respecta a los conocimientos específicos, debe conocer las principales tareas de la archivística para poderlas valorar en la auditoría, como por ejemplo la organización de archivos, la descripción multinivel, la administración de archivos, el mercado de la tecnología archivística y en general los retos de los archivos en la era digital. El dominio de la archivística permitirá que las distintas áreas auditables en los archivos se realicen con profesionalidad y que el resultado de la auditoría sea tan beneficioso para la propia organización, como confiable para la comunidad.

https://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/view/IIMEI11-N20-001030/1004

Conclusiones de la propia publicación

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