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Cinco millones de documentos recontados

febrero 22, 2013 | Sin comentarios

Casi cinco millones de documentos han sido revisados por la Biblioteca Nacional de España desde el año 2008, cuando se decidió cerrar las puertas a los investigadores durante una semana todos los años para realizar el recuento de los fondos.

El recuento constituye una buena práctica, recomendable en todas las bibliotecas, pero muy especialmente en las bibliotecas nacionales, una de cuyas misiones más indiscutibles y reconocidas es precisamente la de conservación del patrimonio bibliográfico de la nación correspondiente. El recuento tiene como objetivo general la comprobación y constatación del buen estado de las colecciones, de manera que su práctica atiende tanto a la detección de faltas, como a la recolocación de documentos mal ubicados y al descubrimiento de otro tipo de incidencias que eventualmente pueden dificultar la difusión y el servicio correcto a los usuarios e investigadores.

La Biblioteca Nacional de España ha realizado recuentos de forma esporádica en sucesivas ocasiones, sin embargo desde 2008 lo hace anualmente de forma sistemática. Se aprovecha una semana de enero, mes en el que se ha contabilizado un menor número de usuarios en sus salas, para cerrar sus puertas al público (tan sólo las de los servicios bibliotecarios, pues el Museo y las exposiciones permanecen abiertas con su horario habitual) y dedicar la mayor parte de los efectivos al inventario de sus colecciones. Sin embargo, se siguen atendiendo las consultas realizadas a través de la página web y del teléfono, las peticiones anticipadas de libros, los préstamos interbibliotecarios, las solicitudes de reproducción… De esta forma, y sistemáticamente, durante una semana, que se procura coincida con la tercera semana completa del mes, gran parte del personal interrumpe sus trabajos habituales para integrar un equipo conjunto que acomete tareas específicas en cada uno de los cinco depósitos cerrados y en las salas de libre acceso donde se disponen las obras. Cada Departamento conoce de antemano y comunica a la Dirección sus objetivos para el recuento anual, de tal forma que los resultados son el avance paulatino en un ingente proyecto: el de examinar los 30 millones de documentos que nuestra Biblioteca Nacional alberga, cantidad que puede ser equivalente a unos 375 kilómetros de estantería.

En 2013 se han revisado 453.852 documentos en los distintos depósitos y salas de la Institución. Han sido examinados libros modernos, libros antiguos y raros, publicaciones periódicas, grabados, dibujos, postales, fotografías, mapas, etc. Desde 2008 el total de documentos recontados asciende a 4.985.374, lo que representa una sexta parte del patrimonio custodiado por el Organismo. Además de las actividades específicas del recuento, esa semana se aprovecha para reorganizar algunas partes de los depósitos, hacer traslado de documentos en pro de un mejor aprovechamiento del espacio, realizar tareas de conservación, actualizar las colecciones de referencia de libre disposición, etc. Este año no se han registrado incidencias reseñables en el recuento, más allá de un índice de un 0,15 por ciento de documentos mal ubicados, errores en algunas descripciones del catálogo automatizado, falta de integración en dicho catálogo de ciertos documentos y la necesidad de restaurar algunas encuadernaciones deterioradas por el uso.

La finalidad del recuento es, como se ha comentado, detectar documentos mal colocados, corregir errores en el catálogo u omisiones en la descripción de algunos documentos, descubrir obras que no están integradas en el catálogo automático, hallar necesidades de conservación y preservación en algunas obras, además de advertir lagunas, tanto temáticas como de ejemplares en algunas colecciones, con vistas a eliminar dichas carencias. Enmendar estas deficiencias redunda en beneficio no sólo de la conservación del patrimonio bibliográfico sino también de su difusión, objetivos principales en una biblioteca patrimonial.

Es, por tanto, de suma necesidad que los bibliotecarios hagamos un alto en el camino y dediquemos al menos una semana al año para realizar arreglos internos y mantener en el mejor estado posible las colecciones, así como que tratemos de adecuar, con absoluta fidelidad, los datos que se ofrecen en el catálogo con aquello que se guarda en los depósitos de la biblioteca.

Yolanda Ruiz
Departamento de Adquisiciones e Incremento de Patrimonio

 

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