Fondos y archivos de las organizaciones no gubernamentales: retos para la gestión de documentos

6 septiembre, 2019

Tamara Morte Nadal, Miguel Ángel Esteban Navarro

Revista general de información y documentación, ISSN 1988-2858, Vol. 29, n. 1, 2019, p. 167-189

Las organizaciones no gubernamentales producen, reciben y reúnen documentos durante el desarrollo de sus actividades, formando fondos que necesitan un tratamiento adecuado. La implantación de un sistema de archivos dentro de una ONG le permite realizar una gestión eficaz y eficiente de los documentos, ayudar a la toma de decisiones, aportar evidencias sobre actividades, demostrar que se está cumpliendo con la legislación, facilitar la medición del impacto de la organización, salvaguardar la información vital y mostrar una imagen de transparencia ante la sociedad. El objetivo de este trabajo es identificar y analizar los problemas y los retos que plantea la gestión de los documentos producidos y reunidos por las ONG, atendiendo a las funciones archivísticas de reunión e identificación, conservación, organización y difusión y acceso. La enorme variedad de ONG según sus fines, tamaño y zonas de actuación  da lugar a una amplia variedad de tipos de documentos en sus fondos, que tienen su reflejo en la forma de reunir y organizar su documentación. Pese a esta variedad se podrían establecer unas pautas comunes sobre qué documentos se deberían conservar. Afrontar la desorganización, la dispersión y las lagunas en los fondos suele ser el primer reto con el que se puede topar un proyecto de archivos en una ONG, por eso a la hora de planificar es necesario tener en cuenta los medios disponibles. Cuando una ONG decide cuidar su archivo suele encontrarse con la limitación de disponer de un lugar que cumpla con los estándares de almacenamiento y de condiciones ambientales para garantizar la conservación de los documentos, además los documentos que no han tenido tratamiento archivístico suelen estar deteriorados. Entre las soluciones está la digitalización, la microfilmación o la donación de los documentos con valor histórico a un archivo público. La organización de la documentación es esencial para evitar pérdidas, la principal dificultad para recomponer y describir las series es la ausencia en muchas ONG de procedimientos  regulados de toma de decisiones y de formación de expedientes. Otro problema es que en ocasiones poseen archivos personales o familiares procedentes de donaciones, sujetos a la legislación sobre protección de datos personales. El creciente interés por acceder a documentos producidos por las ONG hace necesario introducir la información sobre estos archivos en los portales, directorios y repositorios que mantienen las autoridades archivísticas nacionales o autonómicas, así como plantearse la posibilidad de crear una guía especializada en fondos de ONG. Un modelo de referencia para los archivos de ONG podía ser el Reino Unido, donde la Universidad de Birmingham creó la base de datos DANGO (Database of Archives of Non-Governmental Organisation) accesible por Internet, que registra los archivos de ONG británicas desde 1945.  Como conclusión, se aprecia una falta de interés por los archivos de las ONG, tanto por parte de las propias ONG como por parte de las autoridades archivísticas, salvo excepciones como el caso británico. La solución sería establecer una serie de directrices internacionales generales para la gestión de los documentos y archivos de las ONG, para lo que se podría utilizar como punto de partida la guía elaborada el año 2011 por el Consejo Internacional de Archivos y los manuales creados por los archiveros de las ONG británicas.

Resumen elaborado por Natividad Escavias Extremera

Artículo completo (Consulta: 06-09-2019):

https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/64577/4564456551449

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