La transformación digital y las normas internacionales para gestionar documentos

15 enero, 2019

Carlota Bustelo Ruesta

Tria, ISSN 1134-1602, n. 21, 2017, p. 17-29

 

Desde hace mucho tiempo se habla de la transformación digital de las organizaciones. Lejos de ser un camino fácil, la transformación digital es un camino plagado de dudas, en el que vamos teniendo algunas certezas rodeadas de muchas incertidumbres. En organizaciones con un fuerte componente de gestión y servicios, como son las administraciones públicas, la gestión de los documentos electrónicos se encuentra en el centro de la transformación digital. Este proceso, en lo que se refiere a los documentos electrónicos, necesita de orientaciones y directrices. Y así es como se debe entender el conjunto de normas ISO referidas a la gestión documental. En este artículo se nos presenta la evolución de las normas ISO de gestión de documentos, así como las principales novedades de la norma ISO 15489:2016. Entre ellas destacan las características de los documentos en el mundo contemporáneo que sirven de base para la redacción de la nueva edición de la misma, los cambios en el título y estructura, la visión general del cambio para nuestro entorno, la identificación y valoración, los documentos fidedignos, los procesos e instrumentos de gestión documental y el instrumento de los metadatos como concepto clave de la misma. Han pasado pocos meses desde la publicación de la nueva edición de la norma hasta la fecha de la redacción de este texto. A nivel internacional existen, como siempre, críticas favorables y menos favorables a la nueva norma que fundamentalmente han sido escritas en blogs especializados. Todas coinciden en cualquier caso en que está más adaptada al entorno digital que su predecesora, aunque también provoca algunas críticas que se producen cuando hay cambios en textos tan consolidados como la primera norma ISO 15489. Las normas representan siempre la evolución de la sociedad, y de las prácticas reconocidas como las mejores en la vida real. Esta norma no es una excepción en este caso, y la transformación digital de las organizaciones con el foco en la gestión de los documentos electrónicos necesitaba un texto como este. Dirigida a los profesionales de la gestión de documentos plantea como actuar en el nuevo escenario en que los retos probablemente no han hecho nada más que comenzar.

Resumen realizado por José María Amate Sánchez

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