A best practice of book inventory Project at a medium-sized academic library: how to choose hand-held inventory devices and handle inventory exceptions

19 marzo, 2018

Gordon F. Xu

Technical services quarterly, ISSN 1555-3337, Vol. 35, n. 1, 2018, p. 42-67

Los datos estadísticos muestran claramente que las colecciones impresas siguen siendo muy importantes para los usuarios de las bibliotecas y, aunque idealmente los ítems están ubicados correctamente en las estanterías, años de negligencia pueden llevar a una gran tasa de error y a la frustración de los usuarios. Para resolver este problema se debe emprender un proyecto de revisión de las estanterías o inventario. Según algunos autores, un inventario incrementa el nivel más alto de responsabilidad de una institución. Un inventario puede identificar patrones de robo, errores recurrentes del personal, errores de catalogación, problemas de políticas, etc. Si bien la tasa de error que justifica un inventario es una cuestión de criterio, una tasa de pérdida del 10% es la más realista. En cuanto a la frecuencia con que se debe inventariar, hay pocos estudios cuantitativos que ayuden a determinarla. En este artículo se presenta el proyecto de inventario realizado en la Ursula C. Schwerin Library de la universidad tecnológica City Tech, con una colección de 198.000 volúmenes. En esta biblioteca no se había realizado un inventario desde el año 2000 en el que se cambió el sistema integrado de bibliotecas (SIB) de NOTIS al sistema ExLibris Aleph. Las encuentas LibQual realizadas, mostraron una alta frustración de los usuarios por los libros descolocados o perdidos, y una mala opinión sobre la capacidad del personal para organizar la colección. Esto llevó a emprender el inventario de la colección. La metodología incluyó planificación, creación de un procedimiento operativo estándar, inventario de escaneado completo, ejecución de informes de inventario, análisis de datos y corrección de inventario. El artículo presenta detalladamente cada fase del proyecto, desde el expurgo completo de la colección, que el autor considera prioritario antes de iniciar el  inventario, a la elección de equipo y software adecuado. La biblioteca se decantó por usar escáneres inalámbricos de códigos de barras, eligiendo Motorola CS3070-SR10007WW por su alto rendimiento. Antes del escaneado completo, se realizó un escaneado piloto para ver que todo funcionaba, refinar el procedimiento operativo, determinar la falta de libros, estimar el tiempo que se necesitaba para el escaneado completo, y determinar el personal necesario.  Se tardó diez semanas en completar el escaneado de toda la colección de las estanterías que constaba de 104.956 libros. De acuerdo con los informes de inventario, la tasa total de libros desaparecidos fue del 17 % y la de libros mal colocados del 43%; ambas tasas fueron muy altas. La velocidad general de escaneado por grupo (2 personas por grupo) fue de 329 libros por hora. El autor termina señalado los objetivos de un inventario: los objetivos inmediatos son localizar libros perdidos e identificar libros extraviados; a largo plazo son ayudar a la biblioteca en la elaboración de los presupuestos, el desarrollo de la colección, la gestión de espacio, las medidas de seguridad e incluso la conversión retrospectiva. Los beneficios superan con creces el coste.

Resumen elaborado por Natividad Escavias Extremera

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