La normalización en gestión de documentos y archivos. Los archivos, a escena

27 febrero, 2018

Joaquim Llansó Sanjuan

Tria, ISSN 1134-1602, n. 20, 2016, p. 159-180

 

La mayor parte de las nuevas metodologías y técnicas en archivística han llegado de la mano de la consagración de la “gestión de documentos”. Buena parte del esfuerzo normativo desarrollado a finales del siglo pasado se dirigió a conseguir un consenso internacional de buenas prácticas. El resultado fue la aparición de la norma ISO 15489 en 2001. A lo largo de los últimos treinta años se ha asistido a un proceso de transición de una archivística centrada en los documentos con valor histórico hacia la denominada “archivística integrada”. El futuro de los documentos electrónicos es incierto: su conservación a largo plazo es una cuestión todavía no resuelta con las estrategias que actualmente se están implantando en las organizaciones. En este contexto, las organizaciones han hallado en la administración electrónica la oportunidad para la simplificación de procedimientos y procesos de gestión. La normalización ha contribuido a la definición y consolidación de la archivística. Buena parte del esfuerzo normalizador en el ámbito archivístico lo desarrolla el Consejo Internacional de Archivos, iniciado en 1989. La actividad normalizadora desarrollada por el Consejo hasta el momento tiene en cuenta la complementariedad entre las diferentes normas. El Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) tiene como misión promover y facilitar el intercambio internacional de información sobre recursos archivísticos. En los años 90, la proliferación de documentos electrónicos y el movimiento hacia la e-administración pusieron en evidencia la necesidad de normas de metadatos. En 2007 nace la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) con el encargo de desarrollar y actualizar el conjunto de normas profesionales. En el proceso de construcción del concepto de gestión de documentos se pueden identificar algunos hitos: Definición del concepto “gestión de documentos” (1984), aparición de la archivística integrada (1992), análisis de los modelos de gestión de documentos (1993), consenso internacional en buenas prácticas de gestión de documentos (2001) y certificación de la gestión de documentos (2011). Probablemente la característica más importante de la norma ISO 15489:2001 es que no se trata de una norma de certificación, sino que se limita a procurar unas directrices orientadas a que las organizaciones se doten de sistemas de gestión documental. Otras de sus características son que es un referente para “buenas prácticas”, que es neutral en cuanto a tecnología o que los principios y metodologías que contiene deben servir a las necesidades de gestión de documentos de todas las organizaciones. En España no ha existido un modelo de gestión de documentos, sino la suma de modelos institucionales. El hito más relevante de la gestión de documentos en España tuvo lugar en 2010, cuando el BOE publicó el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Las normas de gestión documental fueron publicadas a lo largo de los años 2011 y 2012, y se refieren concretamente a los siguientes aspectos: documento electrónico, expediente electrónico, digitalización de documentos, procedimientos de copiado auténtico y conversión, política de gestión de documentos/esquema nacional de metadatos y política de firma electrónica y certificados de la Administración.

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela

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