La clasificación funcional: definición de un modelo

27 febrero, 2018

Mateo A. Páez García

Tria, ISSN 1134-1602, n. 20, 2016, p. 307-322

Hemos asistido durante todos estos años a una evolución tanto del concepto como de la finalidad de la clasificación. Si en un principio la finalidad era la elaboración de un cuadro de clasificación como una estructura jerárquica de representación de los documentos de un fondo, en la actualidad se ha comprendido que el propósito primario de la clasificación es colocar los documentos individuales en las agregaciones a las que pertenecen. Contextualizar los documentos para posibilitar su comprensión individual es el objetivo principal de la clasificación. Para analizar cómo se ha llegado al punto en el que nos encontramos en la actualidad acerca de la clasificación hay que tener en cuenta tres conjuntos de hechos: el desarrollo del grupo de normas de descripción archivística, la implantación de los procedimientos electrónicos y el desarrollo de sistemas de gestión de documentos. La identificación es la principal de las actuaciones archivísticas, que sirve de base a la descripción, a la clasificación y a la valoración, las primordiales funciones archivísticas. Otro factor fundamental que ha determinado el enfoque actual de la clasificación archivística, es la normalización y el desarrollo de especificaciones para sistemas de gestión de documentos, que han cristalizado en la ISO 15489-1 y 2. La norma ofrece las directrices para la clasificación de las actividades de una organización, a través de la identificación y análisis de una serie de elementos. La imparable orientación de las Administraciones públicas hacia el uso de medios y servicios electrónicos en aras de la eficacia y eficiencia en sus actuaciones ha cristalizado en un corpus legislativo, como la derogada Ley 11/2007 de acceso electrónico y el RD 4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica, que ha llevado a la definición de un Esquema Nacional de Interoperabilidad (NTI). El Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), que aparece como anexo a la NTI de Política de gestión del Documento Electrónico, se basa en el esquema entidad-relación que reconoce la existencia, y la necesidad de tener en cuenta, de las siguientes entidades: documento, agente, actividad, regulación y relación. Los sistemas de gestión de documentos y las especificidades del documento electrónico nos han llevado a la comprensión de que no hay compartimentos estancos en la archivística, y de que los procesos de gestión documental, que en un entorno tradicional se consideraban operaciones sucesivas escasamente relacionadas entre sí, se encuentran interrelacionados de tal manera que la investigación sobre la descripción archivística, la gestión de documentos electrónicos o los requisitos de los sistemas de gestión para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, conservación y disponibilidad de los documentos, nos ha conducido a establecer una serie de principios sobre la clasificación, como que la clasificación ha de ser previa a la producción de los documentos, la finalidad primordial de la clasificación ha de ser la de proporcionar una adecuada contextualización de los documentos de archivo, la clasificación ha de ser basada en funciones, etc.

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela

 

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