La recepción del records management en la archivística: un caso de éxito

26 febrero, 2018

José Ramón Cruz Mundet

Tria, ISSN 1134-1602, n. 20, 2016, p. 147-158

En las primeras décadas del siglo XX comenzaron a adoptarse nuevos sistemas de gestión para lograr mayor eficiencia y economía en el funcionamiento de las organizaciones. Dichos sistemas conocidos como gestión científica o Management consisten fundamen­talmente en la aplicación de cálculos matemáticos y consideraciones de la ingeniería al trabajo de las personas y de las máquinas en la industria. Es en ese contexto donde en los EEUU se crean en 1934 los National Archives, con la doble encomienda de preservar el patrimonio documental de la nación, y establecer los criterios y procedimientos para seleccionar de entre la ingente masa de documentos producidos, aquella parte digna de conservación para las generaciones futuras. De lo primero se venía ocupando la archivística (Archives Administration) desde tiempo atrás, de lo segundo debería ocuparse una nueva función surgida de la incorporación de los nuevos sistemas de la administración científica (Management) a los documentos producidos por las organizaciones federales (Records management). El Records Ma­nagement que pervive, el que se fundamenta en principios o paradigmas que se han mantenido en el tiempo, surgió en el ámbito archivístico. En 1940 el archivero P.C. Brooks presenta en la reunión de la Society fo American Archivists la ponencia titulada “Qué documentos debemos conservar”, donde introduce el concepto del Ciclo de vida de los documentos. Este concepto lo desarrolló en la práctica Solon J. Buck, archivero de los EEUU, quien introdujo el sistema de gestión de documentos en el gobierno y en la práctica de la administración federal durante la II Guerra Mundial, incluyendo calendario de selección y conservación, la autorización continua para la eliminación, archivos intermedios a bajo coste… En la década de los 50 Theodor Roosevelt Schellenberg, se convierte en el autor central y artífice de la vinculación definitiva de la gestión de los documentos y de la archivística. Sus obras Modern Archives y Técni­cas descriptivas de archivo fueron el mejor vector de difusión del Records management y de mo­dernización de la Archivística. A mediados de los años 70 asistimos a un vigoroso impulso de fundamenta­ción y difusión de la gestión de documentos. La década de los años 90 supone un periodo de inflexión respecto de la recepción de la gestión de documentos. Las empresas así como las administraciones hacen fuertes inversiones en tecnología y se publicó la norma ISO 15489. En el nuevo siglo las tecnologías han puesto la conservación de los documentos digitales en el centro de las preocupaciones y de los retos a su­perar. Surgen las normas de la familia ISO 30300. La primera década del siglo XXI es el escenario de la consolidación del proceso de recepción del Records Management y de su globalización. La gestión de documentos moderniza, integra, demanda, visibiliza y nor­maliza la archivística.

 

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela

 

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