Making room for a learning commons space: lessons in weeding a reference collection through collaboration and planning

2 agosto, 2017

Eve-Marie Miller

The serials librarian, ISSN 1541-1095, Vol. 71, n. 3-4, 2016, p. 197-201

Este artículo describe el proceso diseñado por una biblioteca universitaria para expurgar sistemáticamente dos colecciones de referencia. La posibilidad de recibir financiación para crear un espacio común de aprendizaje, planteó la necesidad de trasladar un gran porcentaje de la colección de referencia (casi 10.000 títulos) a otras partes de la biblioteca para dejar espacio al área común. Aunque la financiación no estaba asegurada, la biblioteca necesitaba estar lista para hacer un rápido y extenso expurgo de la colección de referencia si la financiación finalmente llegaba. Antes de comenzar el proyecto tenían algunos principios básicos que deberían seguir para que el proceso fuera un éxito: se tenía que completar durante el verano cuando había menos actividad académica y; no se tenía que dejar de lado ningún servicio prestado a los estudiantes. El problema que se planteó fue cómo capturar los títulos que deberían expurgarse, los que pasarían a circulación y los que seguirían en la colección, sin completar el trabajo físico realmente. La solución fue que el bibliotecario coordinador de materia para una disciplina asignara un punto de color apropiado a cada libro junto con el código de barras para escanear fácilmente. Se reunió un equipo para elaborar la logística de cómo dar físicamente los títulos a los coordinadores para su revisión. El equipo resolvió que el personal de circulación trabajando con la lista de rangos de Library of Congress Call Number con designaciones de enlaces coincidentes, sacaría dos carros cada mañana. El punto negro (expurgar ya) se asignó al 30 % de la colección, el punto azul (trasladar a circulación) se asignó al 45 % de la colección. Otra designación fue el punto amarillo (investigar más) que se empleaba cuando había dudas. Algunas de las claves para el éxito del proyecto fueron la comunicación, la transparencia en el proceso, y el apoyo del Decano y del Jefe del Departamento. Se trabajó en equipos formados por personas de diferentes departamentos para ayudar a gestionar los proyectos del día a día, se emplearon herramientas colaborativas como un blog, y el objetivo siempre fue mantener abiertas las líneas de comunicación para asegurarse de que todos sintieran que sus preocupaciones sobre el proyecto eran escuchadas. Una serie de la ideas se desprendieron de este proyecto, como la necesidad de recodificar algunas de las políticas de desarrollo de la colección de la biblioteca, la adopción de un enfoque sistemático para expurgar la colección de referencia, o la creación de una política proactiva de desarrollo de la colección.

Resumen elaborado por Natividad Escavias Extremera

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