So Many Projects, So Few Resources: Using Effective Project Management in Technical Services

14 agosto, 2014

Jennifer A. Maddox Abbott & Mary S. Laskowski

Collection Management, ISSN 1545-2549, Vol. 39, n. 2-3, 2014, p. 161-176

Gestionar integral y adecuadamente proyectos de trabajo incluidos dentro de la actividad bibliotecaria puede implicar mayor eficacia de sus servicios, al posibilitar la unificación de objetivos que de otra manera no serían posibles separadamente con los presupuestos actuales. Los autores exponen el hecho de que a la hora de elaborar proyectos bibliotecarios, estos se puedan agrupar para lograr objetivos comunes, colaboración entre áreas e incremento del rendimiento del personal bibliotecario. Se describen los conceptos de proyecto y gestión de proyecto, destacando los aspectos de descripción de operaciones para el primer caso y el de planificación del trabajo con el objetivo de optimizar costes, tiempo y calidad, en el segundo caso. Y se resalta el matiz de que independientemente de su alcance y objetivo, todo proyecto debe abarcar cuatro etapas esenciales: Iniciación (definición de propósitos y alcance), planeamiento (ámbito de aplicación, personal, costes, duración, recursos, presupuesto, limitaciones), implementación (monitorización y control), y finalización (análisis de cumplimiento de objetivos, alcance de los trabajos, desvíos presupuestarios, beneficios para la institución, lecciones extraídas). Se aborda la experiencia adquirida en este apartado de la gestión bibliotecaria por parte de la Biblioteca Universitaria de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign, Estados Unidos, cuyos gestores crearon los denominados CAMELS team, con un doble objetivo: dotar a la biblioteca de personal adecuado para cargas de trabajo puntuales y programadas, así como de una reserva para los casos de trabajos de emergencia de duración limitada y no programados. Equipos empleados como núcleo base para los futuros trabajos asociados a la gestión de proyectos. Se exponen y analizan ejemplos de aquellos campos de la actividad bibliotecaria donde poder aplicar los criterios de una adecuada gestión, como actualización del catálogo (acceso y mantenimiento), organización de la colección en las estanterías, adecuación de las condiciones físicas y ambientales en la preservación de documentos, proceso técnico, o desarrollo de la biblioteca digital. Y se completa con la exposición de un conjunto de proyectos puestos en marcha a día de hoy por dicha biblioteca universitaria, cuyo denominador común es que se combinan entre sí como si fuera un proyecto único. Una aplicación inteligente del concepto de gestión de proyecto permite optimizar personal, fondos y recursos tanto para trabajos a corto plazo como para las necesidades futuras de la biblioteca a largo plazo, consiguiendo mejorar servicios y acceso a la colección de manera lógica y adecuada, para beneficio de sus usuarios.

Resumen realizado por la Sección de Documentación Bibliotecaria

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