A Systematic Plan for Managing Physical Collections at the University of Arizona Libraries

27 septiembre, 2013

Jim Martin, Hitoshi Kamada & Mary Feeney

Collection Management, ISSN 1545-2549, Vol. 38, n. 3, 2013, p. 226-242

El importante volumen que ocupan las colecciones físicas hace que determinadas instalaciones bibliotecarias estén al límite de su capacidad de almacenamiento. La University of Arizona (UA) Libraries aborda esta cuestión ante la dificultad de encontrar zonas donde poder ubicar o readaptar nuevos espacios ahora ocupados, bien por estanterías, bien por material en uso, y que se necesitan para el estudio, la investigación, o la implantación de nuevos servicios. El presente artículo expone la elaboración, por parte de un equipo de la UA, de un proyecto de ayuda al personal bibliotecario para elaborar planes de gestión de la colección física, las estrategias para su crecimiento a largo plazo, y los criterios necesarios para la elección de los materiales sujetos a expurgo. Se exponen los elementos que debe contener dicho proyecto: identificación de los problemas, acuerdos para compartir y desarrollar los objetivos propuestos, identificación de tareas para su elaboración, y programación de las mismas. Los autores abordan qué elementos deben tenerse en cuenta para llevar a cabo el plan de gestión física de la colección, así como un análisis sobre los factores que contribuyen a su reducción. Para aumentar su eficacia, estos elementos deben ser acompañados de otras acciones como el reemplazo de recursos físicos por su equivalente en formatos digitales siempre que sea posible; la participación en repositorios impresos de ámbito regional; y el expurgo. Se realiza un estudio de las claves para la elaboración de los criterios que deben seguirse para concretar la política de expurgo, así como para la selección de los parámetros que la desarrollen (duplicación, relevancia, uso de los recursos, métodos de adquisición). Concluye el estudio con un análisis sobre la importancia de determinar e identificar correctamente qué materiales se van a expurgar para disminuir su influencia sobre los usuarios, en especial los duplicados o los que teniendo igual contenido están en formatos diferentes. Y se destaca la importancia de la instauración de este plan en la UA Libraries para cubrir y garantizar las necesidades futuras de espacio y servicios para sus usuarios. Se incluye un apéndice con los pasos realizados para la implantación del plan de gestión de la colección junto a su programación temporal, que comienza en la primavera de 2011.

 

 Resumen realizado por la Sección de Documentación Bibliotecaria

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