Rethinking Collections Management Plans: Shaping Collective Collections for the 21st Century

11 diciembre, 2012

Samuel Demas, Mary E. Miller

 Collection Management, ISSN 1545-2549, Vol. 37, n. 3-4, 2012, p. 168-187

 Las bibliotecas se encuentran actualmente con diversos problemas en relación con la gestión de sus colecciones (económicos y de espacio, entre otros), que provocan que estas instituciones se planteen una gestión de la colección en colaboración. HathiTrust Digital Library, Portico y LOCKSS Program son ejemplos de “colecciones colectivas” que almacenan documentos digitales de varias instituciones. Gracias a estas redes, las bibliotecas pueden preservar y mantener el acceso a documentos de bajo uso sin un coste significativo. Este punto de vista de la biblioteca dentro de un contexto colaborativo, obliga a las bibliotecas a replantearse determinados aspectos y hacen que la existencia de programas y políticas que definan los roles y las responsabilidades de las instituciones y sus integrantes sea esencial. La importancia otorgada a los planes de desarrollo de la colección comenzó en los años 70 del siglo pasado y actualmente gozan de gran popularidad. Gracias a ellos, se define el alcance de la colección existente y se planea la futura; se clarifican los objetivos al personal, a los usuarios y a las instituciones colaboradoras; se plantean aspectos complejos como la confianza, el riesgo y los beneficios dentro de un contexto de propiedad compartida. Para que un proyecto de este tipo tenga éxito se requiere transparencia y una serie de procesos, como el diálogo y la educación, que generará progresivamente una comprensión y un apoyo hacia la gestión colectiva. Un plan de gestión de la colección evolucionará continuamente por lo que se debería crear en un formato que permita fácilmente su revisión y su uso compartido. A través de él se debe conseguir un equilibrio entre utilidad y usabilidad. En el proceso de elaboración es importante informar e implicar a las diferentes partes afectadas, como el personal y los usuarios finales. A la hora de redactar el plan, existen una serie de puntos que se pueden tener en cuenta (aunque estos pueden variar de una institución a otra): objetivos de la colección y estrategias, donde la biblioteca plasmará su situación actual y sus perspectivas de futuro; análisis de la colección, que resulta fundamental para descubrir solapamientos o vacíos al comparar las diferentes colecciones; registros bibliográficos, descubrimiento y acceso, un registro preciso y útil es esencial en una gestión colaborativa; toma de decisiones sobre qué documentos irán en estanterías abiertas, cuáles se almacenarán y cuáles se trasladarán a colecciones especiales; selección de documentos para expurgo; qué se hace con el material expurgado; y por último, educación, extensión bibliotecaria y comunicación a la comunidad en general sobre las decisiones y programas relacionados con la gestión de la colección.

 Resumen elaborado por Isabel Mª Domingo Montesinos

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