Developing tools to calculate space availability, establish collection distribution, and determine growth rates: a case study

19 septiembre, 2012

Rodrigo C. Castro

Technical services quarterly, Vol. 28, n. 4, 2011

Para evaluar con eficacia las necesidades de espacio, las bibliotecas deben determinar primero su disponibilidad de espacio, establecer la distribución de su colección, y calcular su ritmo de crecimiento. En la Universidad de Miami se han desarrollado dos herramientas para calcular adecuadamente estos datos. Este artículo se centra en las medidas concretas adoptadas para desarrollar, implementar y utilizar estos instrumentos. Se crearon herramientas que permitían recopilar, organizar, manipular y describir grandes cantidades de información (tablas de datos) y se combinaron con planos de planta que generaban una representación visual de algunos datos. Usando Microsoft Excel, se desarrollaron dos hojas de cálculo, una destinada a registrar la información relacionada con la disponibilidad de espacio, y otra destinada a recoger información sobre la distribución de la colección. Se recogieron estadística sobre el número total de estanterías, la cantidad total de espacio en las estanterías, la cantidad total de espacio disponible y de espacio ocupado, la cantidad mínima de espacio necesario y la diferencia entre espacio disponible y espacio necesario. Con la hoja de cálculo de distribución de la colección se determinó el porcentaje de crecimiento, el espacio necesario anualmente para las nuevas adquisiciones, y la capacidad de crecimiento total. La información recopilada a través de las hojas de cálculo fue útil no sólo para el calculo de la disponibilidad de espacio, determinar la distribución de la colección, establecer tasas de crecimiento precisas, y conocer el ritmo de expansión de cada signatura topográfica, sino también para el desarrollo de estándares para estanterías, la implementación de varios proyectos de traslados, y la identificación de áreas subutilizadas. Los problemas de espacio no siempre son el resultado de que las bibliotecas hayan alcanzado su capacidad de almacenaje. Factores como inadecuadas prácticas y planificación ineficiente pueden afectar gravemente a la distribución y el flujo de las colecciones.

Resumen elaborado por : Natividad Escavias Extremera

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