Cloud Collaboration: Using Microsoft SharePoint as a tool to Enhance Access Services

18 septiembre, 2012

Jennifer Diffin, Fanuel Chirombo, Dennis Nangle

Journal of Library Administration, Vol. 50, n. 5/6, 2010

El acceso al conocimiento y almacenamiento de documentos ha sido desde hace mucho tiempo un problema para el Equipo de Gestión de Documentos (Servicios de acceso) en el Servicio de Información y Biblioteca de la Universidad de Maryland University College. Los miembros del equipo de SharePoint tras una investigación decidieron que el asunto podría tratarse mediante una combinación de tecnologías informáticas de intranet y computación en la nube; la computación en nube es un nuevo modelo de presentación de servicios de negocio y tecnología, que permiten al usuario acceder a un catálogo de servicios estandarizados y responder a unas necesidades de forma flexible y adaptativa, en este tipo de computación todo lo que puede ofrecer un sistema informático se ofrece como servicio de modo que sus usuarios puedan acceder a los servicios disponibles “en la nube de Internet” sin conocimientos en la gestión de los recursos que usan.. Las características de SharePoint permiten que sea un entorno adecuado para gestionar la información de forma segura, eficiente y accesible de forma remota y segura. El equipo podría reducir los problemas de la redundancia de información y el conocimiento mediante el uso de las funciones de colaboración y comunicación. En el artículo se exponen los pasos que el equipo tomó para la transformación del anterior sistema de almacenamiento de documentos y acceso a la base de conocimientos hacia SharePoint, concretamente la creación de un wiki para la solución de problemas de circulación y de ubicaciones remotas. La aplicación de la gestión de documentos del equipo mediante su propia intranet a través de SharePoint está constantemente evolucionando según el propósito establecido, es uno de los beneficios de almacenar y organizar información en una computación en nube. Después de presenciar el éxito de la gestión de documentos con SharePoint la aplicación se ha extendido a otros departamentos de la biblioteca, SharePoint ha permitido a cada departamento organizar su información administrativa de acuerdo a sus necesidades concretas. El equipo de gestión de documentos ha puesto de manifiesto los principios de una nube de intranet utilizando Microsoft SharePoint. La adopción de un modelo de intranet nube puede permitir que las bibliotecas de todo tipo utilicen la tecnología para aumentar la innovación y el servicio eficaz hacia los usuarios.

Resumen elaborado por: Miguel Ángel Bermejo

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